KANSALLISARKISTON KÄYTTÖ

PÄIVITYS. Kansallisarkisto alkaa siirtää 35 h-km tiettyä aineistoa, mm. KTM:n arkistot, Helsingistä uuteen keskusarkistoon Mikkeliin. Siirto koskee mm. kaupparekisteri-, tilinpäätös- (v:een 1976), tavaramerkki- ja patenttiasiakirjat. Ko. siirrot on tehty 30.6.2018 mennessä. Siirrettävät aineistot ovat jaksottain käyttökiellossa useiden viikkojen ajan alkaen 19.2. ehkä jopa maaliskuun loppuun. Tämä koskee myös KA:n Helsingin sisällä tehtäviä aineistosiirtoja.

Kun siirretty aineisto on käytettävissä tilattujen aktien yksi toimitus (enint. 15 kg) esim. Helsinkiin kestää 1–2 vk ja maksaa palautuksineen 30 €/15 kg + toimitusmaksu 11,50 €/tilaus (2018). Jos sivumäärän tiedetään olevan pieni kannattaa tilata valokopiot. Aktien tutkiminen Mikkelin ns. maakunta-arkistossa on maksutonta. Kaukolainatilaus tehdään netissä Astia-verkkopalvelussa, mutta tilauslomakkeen lisätietokenttään kannattaa täsmentää haluttu kr.-numero, sillä yleensä ei tarvita koko säilytysyksikköä, vaan yhden yrityksen aktivihon. Samassa laskutusryhmässä voi näin olla pari, kolmekin samanaikaista tilauskoria à 6 yhtiötä. Astiassa on hankalaa etsiä kr.-numeron perusteella. PDF-luettelo (78 sivua, 1,53 MB) numeroineen helpottaa hakua ja tilaamista. On tiedettävä, minä vuonna yhtiö lakkasi.

4.1.1974 mennessä perustettujen ja ennen 1.1.2001 lakanneiden toiminimien kaupparekisteriaktit siirretään. Nuoremmat jäävät Kansallisarkistoon Helsinkiin, mutta siirretään sisäisesti. Viimeisin Mikkeliin siirtyvä säilytysyksikkö on Eb:6912, joka pitää sisällään rekisterinumerot 223.301–223.339. Mutta ennen 1.4.2001 rekisteröidyt asunto-osakeyhtiöt ovat poikkeus siten, että myös voimassa olevat asuntoyhtiöt on kaikki sijoitettu Eb-sarjaan nimeltä "Kaupparekisterin lakanneet yritykset (1896–2000)" (!). Näin ollen aktit koskien kaikkia AsOy:itä numeroon 223.339 asti, riippumatta siitä, onko AsOy lakannaut vai yhä voimassa, sijaitsevat nyt Mikkelissä.

Muutos vaikuttaa merkittävästi yrityshistorian tutkimiseen ja koskee siis myös esim. tilinpäätöksiä ennen 1976, tavaramerkkejä ja patentteja.

V:een 2000 asti kaupparekisteri-ilmoitukset tehtiin kahtena kappaleena, joista toinen jäi paikallisviranomaiselle. Ne kappaleet ovat nykyään ent. maakunta-arkistoissa, sekä Helsingin maistraatin osalta Kansallisarkistossa Helsingissä. Eli helsinkiläisten lakanneiden yritysten akteja no. 248.640 (1977) asti pääsee tutkimaan myös tätä kautta, Fh:1–350. Fh:351–373 on luovutettujen alueiden lakanneet. PDF-luettelo kaupparekisterinumeroista arkistoyksiköittäin. 1977 jälkeen lakanneiden, samoin kuin kaikkien toimivien helsinkiläisyritysten aktit maistraatissa on ilmeisesti hävitetty (eivät ole mukana Astiassa). Muun vanhojen Uudenmaan ja Hämeen läänien alueiden vastaavat arkistot ovat Hämeenlinnassa.

Vähemmän tunnettujen firmojen kohdalla kaupparekisteri on yleensä paras, ja joskus melkein ainoa tietolähde. Kansallisarkistossa (KA) Helsingissä säilytettäviin ennen 1.1.2011 lakanneiden toiminimien alkuperäisiin kaupparekisteri-ilmoituksiin liitteineen (esim. pöytäkirjaotteet) saa perehtyä tutkijasalissa ja niistä voi tehdä valokopiotilauksia tai valokuvata. Sitä uudempien lakanneiden asiakirjat ovat, kuten toimivienkin yhtiöiden, nähtävissä PRH:ssa Sörnäisten rantatie 13 C etukäteistilauksesta. Toimitusaika on jopa 1 vk. Kaikki 1.11.2014 alkaen saapuneet kr.-asiakirjat skannataan ja säilytetään PRH:ssa digitaalisessa arkistossa, ei enää paperisina. PDF-tiedostoja voi ostaa netin kautta.

Toimivien asunto-osakeyhtiöiden ilmoitusten käsittely tapahtui muutaman vuoden ajan niiden oman alueensa maistraatissa, mutta siirtyi niistä syyskuun alussa 2015 takaisin PRH:hon. Maistraattien vanhojen AsOy paperimuotoisten aktien arkistot siirrettiin Ouluun, missä kaikki 2001 vanhemmat asiakirjat hävitettiin. Ennen 1.4.2001 kaikki kr.-ilmoitukset jätettiin kahtena kappaleena ja PRH:n kappaleet vanhojen toimivienkin AsOy-asiakirjoista ovat nyt kansallisarkistossa Helsingissä. Valitettavasti on kuitenkin menetelty niin, että kaikki 2001 vanhemmat aktit koskien kaikkia sellaisia nykyisiä AsOy, jotka aikaisemmin (milloin tahansa) olivat jotain muuta yhtiömuotoa on hävitetty Oulussa. Ks. Kansallisarkiston kirjettä.

KAUPPAREKISTERINUMERO TARVITAAN
Patentti- ja rekisterihallitus Asiakirjat löytyvät kansallisarkistosta ainoastaan toiminimen vanhan kaupparekisterinumeron (ei siis Y-tunnuksen) perusteella, eikä muuta yksilöintiä tarvita. Pörssitiedon web-sivuston joissakin yhtiöluetteloissa mainitaan tämä numero. Ellei tämä ole tiedossa, tutkijan on ensin etsittävä kaupparekisterinumero yhtiön nimen perusteella esim. PRH:n Virre-palvelusta* netissä, kansallisarkiston mikrofilmitiloissa olevista PRH:n mikrokorteista lukulaitetta käyttäen, tai tiedusteltava se PRH:lta.
*Tarvittaessa pitää hakusivulla klikata "+ Tarkempi haku" -painiketta ja sen jälkeen valita "Lakannut".

Valitettavasti ei ole epätavallista, että yhtiöiden entisiä nimiä on aikoinaan jäänyt viemättä mikrokortteihin ja siten myös Katkaan ja sen jälkeen nykyiseen Virreen. Tällöin kr.-numeron löytäminen voi olla suuren työn takana (ellei siis tiedä yhtiön viimeistä nimeä). Joskus on kahdelle yritykselle erehdyksessä annettu sama numero, jolloin toisen perään on lisätty a-kirjan. Sitä ei voitu käyttää digitaalisessa Katkassa, miksi yhtiö sai aivan uuden numeron. Ikävää kyllä vanha aakkosellinen, pahvinen rekisterikortisto on hävitetty, vain numeron mukainen on säilytetty (Ada:1...114). Se ei ole hyödyllinen, sillä painetussa Kaupparekisterilehdessä kaikki toiminimet ovat numerojärjestyksessä. Lakanneista toiminimistä näyttäisi kuitenkin olevan KA:ssa aakkosellinenkin kortisto: Adb-sarja.

JOS YHTIÖ EI OLE KAUPPAREKISTERISSÄ
Kaikkia toimineita osakeyhtiöitäkään ei ole lainkaan viety lain vaatimuksen mukaisesti kaupparekisteriin merkittäviksi – esimerkkinä mainittakoon useita kyläkohtaisia sähkölinjayhtiöitä. Silloin voi yrittää etsiä KTM:n tai sen edeltäjien vahvistusta (jos siis sitäkään on haettu) yhtiöjärjestykselle tilaamalla (käyttäjäksi rekisteröidyttyään) KA:n Astia-verkkopalvelun kautta ensin ko. vuoden diaarin/t tutkijasaliin: KTM/anomusdiaarit Aa:xx tai Ab:xx (–1888 valtiovaraintoimituskunta/anomusdiaarit (hakijana "Åtsk." eli åtskilliga), 1888–1918 kauppa- ja teollisuushallitus/saapuneiden kirjeiden ja anomusten diaarit). Sen aakkosellisessa hakemistossa on numero diaarin sille aukeamalle, jossa näkee Res. fin. (lopullinen päätös) -päivämäärän. Vanhimmat diaarit ovat digitoituina netissä.

Jos tieto vahvistamispäivästä löytyy, tai se on muuten tiedossa, pystyy sen perusteella tilaamaan ko. ajanjakson KTM/päätöskonseptit Db:xx (–1888 valtiovaraintoimituskunta/päätöskonseptit Dc:xx, 1888–1918 kauppa- ja teollisuustoimituskunta/päätöskonseptit Db:xx) ja katsomaan yhtiöjärjestyksen vahvistamisanomuksen. Päätöskonseptien sijasta voi vaihtoehtoisesti yrittää SD/AD- (ei FE-) diaarinumeron perusteella löytää KTM/saapuneet asiakirjat/saapuneet anomusasiakirjat Eb:xx + no. (–1918 talousosaston registraattorinkonttori/saapuneet asiakirjat/anomus- ja valitusaktit). 1885–1918 kaupparekisterin asiat kuuluivat teollisuushallitukselle, ennen sitä suoraan senaatin talousosastolle. PRH perustettiin KTM:n sisällä omana virastona 1942.

Esimerkki: Etsitään Wasa Kustångbåtsaktiebolagin sääntöjen vahvistus 1883. Netissä olevasta vuoden digitoidusta aakkosellisesta anomusdiaarista (Ab:97) löytyy (kuva 1.) "Åtsk." alla aukeamalla 140 10.2. päivätty hakemus, josta on annettu päätös 27.2. ("1883 den 27 Februari res. i Ek. Dept. final."). Tilataan Astiassa vuoden 1883 päätöskonseptit (Dc:86) tutkijasaliin ja etsitään kirjan kronologisesta päätöshakemistosta haluamamme päätöksen (kuva 2.) numeron. Osoittautuu, että senaatissa tämä hakemus puutteellisena hylättiin ("Afslagsresolution"). Päätöksen järjestysnumero on 16, mutta siitä ei ole nyt hyötyä. Täytyy palata diariin uutta anomusta etsimään. Sellainen löytyy 9.4. (kuva 3.), mutta nyt yllättäen (vain) yhtiön nimellä W:stä aukeamalla 126, ilmeisesti siksi, että kysymys oli yhtiön korjatusta anomuksesta. Konseptien hakemistosta löytyy päätösnumero 49 ja sen perusteella päätöksen (kuva 4.) liitteenä olevat yhtiön säännöt ("Alleg. Wasa"). Päätös ja säännöt kirjoitettiin senaatissa puhtaaksi ja lähetettiin hakijalle.

1.3.1979 alkaen uusien yhtiöjärjestysten ja vanhojen muutosten erillinen vahvistamisvaihe ministeriössä jäi päis käsittelyn siirryttyä kokonaan kaupparekisteriin (735/1978 § 3). Ennen sitä muutosten vahvistamisanomuksista saattaa löytää lisätietoja, joita ei ole kaupparekisterissä, esim. pöytäkirjaotteita omistajatietoineen. Vahvistamispäivän näkee suoraan Kaupparekisterilehdessä.

KADONNEET ASIAKIRJAT
Usean lakanneen pankkiyhtiön kaikki varsinaiset (eli pääkonttorin) PRH-aktit ovat kadoksissa ja aina silloin tällöin tavallisenkaan yrityksen paperit eivät vain löydy KA:n hyllystä. Silloin kannattaa yrittää saada ns. maakunta-arkistosta ao. paikallisviranomaisen, maistraatin tai maalla henkikirjoittajan (ennen 1945 kruununvoudin), kappale kaupparekisteri-ilmoituksesta. 31.3.2001 saakka yritykset nimittäin jättivät ilmoituksensa kahtena kappaleena. Ns. maakunta-arkistot ovat kuitenkin hävittäneet osan ilmoituksista, esim. Turussa 1951* jälkeiset. Viimeisinä keinoina on turvautua fyysiseen kaupparekisteriin (rekisterikirjojen Wiscard-kortit, ilm. sarja Ac: Kaupparekisterilehdet, edeltäjä kirjat sarja Ab:) tai painettuihin Kaupparekisterilehtiin.
*Astian mukaan Turun maistraatin arkistossa näyttäisi kuitenkin olevan kaupparekisteri-ilmoitukset 1896–1992: A6f:1 (12–1.382) – A6f:169 (466.542–533.083).

TILAUKSEN TEKEMINEN
Lopuksi on tehtävä kansallisarkistossa sen tietokonepäätteellä aktivihkojen tilaus (Astian ns. vapaamuotoinen tilaus) kr.-numeroittain. Digitaalinen tilausjärjestelmä otettiin käyttöön kesällä 2011 mutta kaupparekisteriasiakirjoja ei voi vielä tilata internetin kautta. Koska po. asiakirjat säilytetään eri puolella kaupunkia, niitä voi käydä lukemassa vasta tilausta seuraavana aamupäivänä (n. kl. 10 lähtien).

Kansallisarkistossa on myös monen osakeyhtiön vanhat TILINPÄÄTÖKSET. Niiden julkisuudesta ja hyödyntämisestä on täällä oma artikkeli.

Kansallisarkistossa on lisäksi myös rekisteröidyt TAVARAMERKIT. Niidenkin arkistoaineiston käyttämisestä on oma artikkeli.

Tämän sivun nettiosoite on: www.porssitieto.fi/yhtiot/arkisto.html

Kirjallisuutta: Helena Laisi. Kaupparekisteri ennen ja nyt. PRH:n julkaisuja 2/2000. 42 s.
_______________

Eräs paikkansapitämätön myytti on se, että no. 1 ei olisi käytetty kaupparekisterissä, vaan numerointi aloitettiin no. 2:sta. No. 1 ei löydykään PRH:n nykyisistä hakemistoista. Kaupparekisterin aloittaessa 1.7.1896 no. 1:n sai yksityinen toiminimi Axel Pihlgren, mutta kun toiminimi 1900 muutettiin osakeyhtiöksi, se sääntöjen mukaisesti sai uuden rekisterinumeron, 11.324.

KANSALLISARKISTOn yhteystiedot ovat:
Rauhankatu 17, PL 258
00171 Helsinki
Puhelin vaihde (09) 228 521
Internet: www.arkisto.fi