KANSALLISARKISTON KÄYTTÖ

Patentti- ja rekisterihallitus Tähän sivuun liittyy artikkeli asiakirjojen tilaamisesta.

Vähemmän tunnettujen firmojen kohdalla kaupparekisteri on usein paras tietolähde. Kansallisarkistossa (KA) etupäässä Mikkelissä säilytettäviin ennen 1.1.2011 lakanneiden (lisää) toiminimien alkuperäisiin kaupparekisteri-ilmoituksiin liitteineen (esimerkiksi pöytäkirjaotteet) saa perehtyä tutkijasalissa ja niitä voi valokuvata. Sitä myöhemmin lakanneiden asiakirjat ovat, kuten toimivienkin yhtiöiden, nähtävissä PRH:ssa Sörnäisten rantatie 13 C etukäteistilauksesta. Toimitusaika on jopa 1 vk. Kaikki 1.11.2014 alkaen saapuneet kr.-asiakirjat skannataan ja säilytetään PRH:ssa digitaalisessa arkistossa, ei enää paperisina. PDF-tiedostoja voi ostaa netin kautta.

Valitettavasti on odotettavissa sellainen kehitys, että digitoimattomien arkistoaineistojen käyttö tulee vaikeutumaan ja rajoittumaan työvoimakustannusten vuoksi. Lisäksi Kansallisarkiston päätoimipaikka Rauhankadulla tullaan peruskorjaamaan 2026 alusta, mutta silloin palvelut jatkuvat väistötiloissa.

Toimivien asunto-osakeyhtiöiden ilmoitusten käsittely tapahtui muutaman vuoden ajan niiden oman alueensa maistraatissa, mutta siirtyi niistä syyskuun alussa 2015 takaisin PRH:hon. Maistraattien vanhojen AsOy paperimuotoisten aktien arkistot siirrettiin Ouluun, missä kaikki 2001 vanhemmat asiakirjat hävitettiin. Ennen 1.4.2001 kaikki kr.-ilmoitukset jätettiin kahtena kappaleena ja PRH:n kappaleet vanhojen toimivienkin AsOy-asiakirjoista ovat nyt Kansallisarkistossa Helsingissä. Valitettavasti on kuitenkin menetelty niin, että kaikki 2001 vanhemmat aktit koskien kaikkia sellaisia nykyisiä AsOy, jotka aikaisemmin (milloin tahansa) olivat jotain muuta yhtiömuotoa on hävitetty Oulussa. Ks. Kansallisarkiston kirjettä.

KAUPPAREKISTERINUMERO TARVITAAN

Asiakirjat löytyvät Kansallisarkistosta ainoastaan toiminimen vanhan kaupparekisterinumeron (ei siis Y-tunnuksen) perusteella, eikä muuta yksilöintiä tarvita. Pörssitiedon web-sivuston joissakin yhtiöluetteloissa mainitaan tämä numero. Ellei tämä ole tiedossa, tutkijan on ensin etsittävä kaupparekisterinumero yhtiön nimen perusteella esimerkiksi PRH:n Virre-palvelusta* netissä, tai tiedusteltava se PRH:lta.

*Tarvittaessa pitää hakusivulla klikata "+ Tarkempi haku" -painiketta ja sen jälkeen valita "Lakannut".

Valitettavasti ei ole epätavallista, että yhtiöiden entisiä nimiä on aikoinaan jäänyt viemättä mikrokortteihin ja siten myös Katkaan ja siitä sen jälkeen nykyiseen Virreen. Tällöin kr.-numeron löytäminen voi olla suuren työn takana (ellei siis tiedä yhtiön viimeistä nimeä). Joskus on kahdelle yritykselle erehdyksessä annettu sama numero, jolloin toisen perään on lisätty a-kirjan. Sitä ei voitu käyttää digitaalisessa Katkassa, miksi yhtiö sai aivan uuden numeron. Vanha nimien mukainen aakkosellinen, pahvinen rekisterikortisto lakanneista toiminimistä (Adb:1–120) saattaisi auttaa. On myös numeron mukainen (Ada:1...114), mutta se ei ole hyödyllinen, sillä painetussa Kaupparekisteri-lehdessä kaikki toiminimet ovat numerojärjestyksessä. Molemmat kortistot ovat Mikkelissä.

Kauan sitten lakanneen yrityksen rekisteröintiajankohdaksi on yleensä merkitty "01.01.0001". Silloin perustamisvuoden pystyy päättelemään kaupparekisterinumeron perusteella (PDF-luettelo).

JOS YHTIÖ EI OLE KAUPPAREKISTERISSÄ

Patentti- ja rekisterihallitus Kaikkia toimineita osakeyhtiöitäkään ei ole lainkaan viety lain vaatimuksen mukaisesti kaupparekisteriin merkittäviksi – esimerkkinä mainittakoon useita kyläkohtaisia sähkölinjayhtiöitä. Silloin voi yrittää etsiä KTM:n tai sen edeltäjien tekemää vahvistusta (jos siis sitäkään on haettu) yhtiöjärjestykselle tilaamalla (käyttäjäksi rekisteröidyttyään) KA:n Astia-verkkopalvelun kautta ensin ko. vuoden diaarin/t tutkijasaliin: KTM/anomusdiaarit Aa:xx tai Ab:xx (–1888 valtiovaraintoimituskunta/anomusdiaarit (hakijana "Åtsk." eli åtskilliga), 1888–1918 kauppa- ja teollisuushallitus/saapuneiden kirjeiden ja anomusten diaarit). Sen aakkosellisessa hakemistossa on numero diaarin sille aukeamalle, jossa näkee Res. fin. (lopullinen päätös) -päivämäärän. Vanhimmat diaarit ovat digitoituina netissä.

Jos tieto vahvistamispäivästä löytyy, tai se on muuten tiedossa, pystyy sen perusteella tilaamaan ko. ajanjakson KTM/päätöskonseptit Db:xx (–1888 valtiovaraintoimituskunta/päätöskonseptit Dc:xx, 1888–1918 kauppa- ja teollisuustoimituskunta/päätöskonseptit Db:xx) ja katsomaan yhtiöjärjestyksen vahvistamisanomuksen. Päätöskonseptien sijasta voi vaihtoehtoisesti yrittää SD/AD- (ei FE-) diaarinumeron perusteella löytää KTM/saapuneet asiakirjat/saapuneet anomusasiakirjat Eb:xx + no. (–1918 talousosaston registraattorinkonttori/saapuneet asiakirjat/anomus- ja valitusaktit). 1885–1918 kaupparekisterin asiat kuuluivat teollisuushallitukselle, ennen sitä suoraan senaatin talousosastolle. PRH perustettiin KTM:n sisällä omana virastona 1942.

Esimerkki: Etsitään Wasa Kustångbåtsaktiebolagin sääntöjen vahvistus 1883. Netissä olevasta vuoden digitoidusta aakkosellisesta anomusdiaarista (Ab:97) löytyy (kuva 1.) "Åtsk." alla aukeamalla 140 10.2. päivätty hakemus, josta on annettu päätös 27.2. ("1883 den 27 Februari res. i Ek. Dept. final."). Tilataan Astiassa vuoden 1883 päätöskonseptit (Dc:86) tutkijasaliin ja etsitään kirjan kronologisesta päätöshakemistosta haluamamme päätöksen (kuva 2.) numeron. Osoittautuu, että senaatissa tämä hakemus puutteellisena hylättiin ("Afslagsresolution"). Päätöksen järjestysnumero on 16, mutta siitä ei ole nyt hyötyä. Täytyy palata diariin uutta anomusta etsimään. Sellainen löytyy 9.4. (kuva 3.), mutta nyt yllättäen (vain) yhtiön nimellä W:stä aukeamalla 126, ilmeisesti siksi, että kysymys oli yhtiön korjatusta anomuksesta. Konseptien hakemistosta löytyy päätösnumero 49 ja sen perusteella päätöksen (kuva 4.) liitteenä olevat yhtiön säännöt ("Alleg. Wasa"). Päätös ja säännöt kirjoitettiin senaatissa puhtaaksi ja lähetettiin hakijalle.

1.3.1979 alkaen uusien yhtiöjärjestysten ja vanhojen muutosten erillinen vahvistamisvaihe ministeriössä jäi päis käsittelyn siirryttyä kokonaan kaupparekisteriin (735/1978 § 3). Ennen sitä muutosten vahvistamisanomuksista saattaa löytää lisätietoja, joita ei ole kaupparekisterissä, esimerkiksi pöytäkirjaotteita omistajatietoineen. Vahvistamispäivän näkee suoraan Kaupparekisteri-lehdessä.

KADONNEET ASIAKIRJAT

Usean lakanneen pankkiyhtiön kaikki varsinaiset (eli pääkonttorin) PRH-aktit ovat kadoksissa ja aina silloin tällöin tavallisenkaan yrityksen paperit eivät vain löydy KA:n hyllystä. Silloin kannattaa yrittää saada ns. maakunta-arkistosta ao. paikallisviranomaisen, maistraatin tai maalla henkikirjoittajan (ennen 1945 kruununvoudin), kappale kaupparekisteri-ilmoituksesta. 31.3.2001 saakka yritykset nimittäin jättivät ilmoituksensa kahtena kappaleena. Ns. maakunta-arkistot ovat kuitenkin hävittäneet osan ilmoituksista, esimerkiksi Turussa 1951* jälkeiset.

*Astian mukaan Turun maistraatin arkistossa näyttäisi kuitenkin olevan kaupparekisteri-ilmoitukset 1896–1992: A6f:1 (12–1.382) – A6f:169 (466.542–533.083).

Viimeisinä keinoina on turvautua fyysiseen kaupparekisteriin (rekisterikirjojen Wiscard-kortit, Kaupparekisterikirjat sarjat Ab:279–3399 (1896–1997, 2–725.498), Kansallisarkisto Helsingissä, tai painettuihin Kaupparekisteri-lehtiin.Pörssitiedon PDF-luettelo kaupparekisterinumeroista Ab:-arkistoyksiköittäin.

Artikkeli asiakirjatilauksen tekemisestä.

Kansallisarkistossa on myös monen osakeyhtiön vanhat TILINPÄÄTÖKSET. Niiden julkisuudesta ja hyödyntämisestä on täällä oma artikkeli.

Kansallisarkistossa on lisäksi myös rekisteröidyt TAVARAMERKIT. Niidenkin arkistoaineiston käyttämisestä on oma artikkeli.

[Helena Laisi. Kaupparekisteri ennen ja nyt. PRH:n julkaisuja 2/2000. 42 s.]
_______________

Eräs paikkansapitämätön myytti on se, että no. 1 ei olisi käytetty kaupparekisterissä, vaan numerointi aloitettiin no. 2:sta. No. 1 ei löydykään PRH:n nykyisistä hakemistoista. Kaupparekisterin aloittaessa 1.7.1896 no. 1:n sai yksityinen toiminimi Axel Pihlgren, mutta kun toiminimi 1900 muutettiin osakeyhtiöksi, se sääntöjen mukaisesti sai uuden rekisterinumeron, 11.324.

Tämän sivun nettiosoite on: www.porssitieto.fi/yhtiot/arkisto.html